Tilrettelegger for miljødata i fakturaen

I Byggstand-prosjektet er det utarbeidet et nytt fakturaformat som gjør det mulig å inkludere klimainformasjon i fakturaen. Logiq og Byggtjeneste har i samarbeid utviklet løsninger som forenkler Peppol BEAst Supply 4.0-utvidelsen.

– Det er fullt mulig å inkludere klimadata i fakturaen, men det vil ofte være utfordringer som må løses både på avsender- og mottager-siden, innleder Martin Børke, produkt- og markedsdirektør i Logiq.

Han var en av foredragsholderne under NOBB-konferansen 2023. Der kunne han fortelle om tjenesten «Logiq Enrich», som de har utviklet sammen med Byggtjeneste, samt prosjekt-vareregnskapet «Transaction Data Hub».

Hovedpoenget med en faktura er at den skal sendes og mottas, betales og bokføres. For eksisterende fakturasystemer er optimalisert for en helt spesifikk flyt. Mottak av klimadata er ikke en del av denne flyten. Det må løses, i begge ender.

Se foredraget på NOBB-konferansen

Løsning på leverandørsiden

Vi starter på avsendersiden, altså hos leverandørene. Det å integrere EPD-data med fakturaen kan by på problemer for enkelte.

– Fakturasystemene som benyttes er ikke nødvendigvis tilrettelagt for å kunne flette inn miljødata i fakturaen, og det vil for mange kunne innebære store kostnader knyttet til dette.

Les også: Byggebransjens egne produktnummer er internasjonalt godkjent

«Logiq Enrich» er en løsning som kan hjelpe nettopp i de tilfellene der avsenderen ikke selv får koblet EPD-dataene inn mot fakturaen. Systemet tar tak i fakturaen som skal sendes, gjør et oppslag mot NOBB Miljødata for å hente relevante data, og fletter så dette inn.

– På den måten kan vi generere en gyldig Peppol BEAst Supply 4.0-melding som kan sendes til mottaker, forklarer Børke.

Produktet må finnes

Det hele skjer i sanntid. En faktura skal aldri stoppe.

– Vi må ha GTIN-nummer, NOBB-nummer eller tilsvarende identifikatorer for å finne varene i NOBB-databasen. For at vi i størst mulig grad skal kunne berike faktura med klimadataene fra NOBB-databasen, er vi avhengig av hjelp fra bransjen, understreker han.

– Men med disse forutsetningene på plass, har vi mulighet til å bistå med å få produsert komplette BEAst Supply 4.0-fakturaer og sendt de til mottakeren, fortsetter Børke.

Han understreker at dette ikke nødvendigvis er en løsning for de som lager skreddersydde produkter som eksempelvis vinduer eller spesialblandet betong.

– Disse produktene vil jo ikke finnes i NOBB Miljødata, sier han og fortsetter:

– For en stor del av bransjen vil Enrich kunne være en god løsning. Vi står klare til å hjelpe de leverandørene som ikke har mulighet til å komme raskt i gang med dette selv.

Hvordan skal entreprenørene håndtere det?

Vi flytter oss til den andre enden og til entreprenørene som mottar fakturaen. Der har de først og fremst fokusert på mest mulig automatisering ved mottak.

– Fakturaflyt-systemer har kommet og regnskapssystemene har blitt tilpasset for å automatisere mest mulig. Disse systemene er derimot ikke tilpasset til å motta klimadata, forklarer Børke.

Vi må ha GTIN-nummer, NOBB-nummer eller tilsvarende identifikatorer for å finne varene i NOBB-databasen. For at vi i størst mulig grad skal kunne berike faktura med klimadataene fra NOBB-databasen, er vi avhengig av hjelp fra bransjen.

 
Hvordan skal de håndtere data de mottar sammen med fakturaen?

– Dette har vi sett på, beroliger produktdirektøren.

Løsningen er det de kaller «Transaction Data Hub». Rett og slett et vareregnskap for prosjekter der de lagrer produktdata fra samtlige fakturaer som kommer inn på et prosjekt ned i en database, og aggregerer opp og optimaliserer underveis. Videre vil man også her kunne hente klimadata fra NOBB Miljødata for varene som er kjøpt på prosjektet.

– Der det kommer BEAst Supply 4.0-meldinger vil vi selvfølgelig ta med klimadataene som kommer i den fakturaen, men vi tror ikke at hele bransjen kommer til å være klare samtidig, så vi er avhengig av å ha alternativer, sier Børke.

Videreutvikling

Men hvordan skal man løse dette i de tilfellene der de aktuelle varene ikke finnes i NOBB, eller at de kommer på fakturaen uten klimadata? Logiq har en løsning for dette også.

– For varer som mottas uten klimadata i fakturaen – og som ikke eksisterer i NOBB – vil vi ha en portalløsning og eventuelt API-er mot leverandørleddet slik at disse kan etterregistrere informasjonen. Ambisjonen er at man i løpet av prosjektet skal ha et komplett vareregnskap, med klimadata, fortsetter han.

Både pisk og gulrot

Med den nye dokumentstandarden som har kommet nå, og med de initiativene som er i bransjen, tror Logiq man har tatt et langt steg på vei for å få mer korrekte data på klimaavtrykket til bygg som settes opp.

– Vi håper at vi ved å tilby denne typen tjeneste kan være med å få litt trykk i det videre arbeidet. Det vil fungere som en bistand til bransjen for å komme i gang med initiativ.

Men han tror at det er fra det siste leddet initiativene vil komme.

– Entreprenørene har både pisk og gulrot for å levere riktig klimadata på det de produserer. Da vil de kunne legge presset bakover i leverandørkjeden, sier Martin Børke.